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Los softwares de gestión revolucionan las empresas

30 de agosto de 2017 -
3:20 min.

Las nuevas tecnologías han permitido desarrollar herramientas que, en contra de lo que se pueda pensar inicialmente, pueden adaptarse a empresas de cualquier naturaleza, ya hablemos de autónomos o de compañías de gran tamaño. Eso incluye también presupuestos de todo tipo, puesto que la oferta pasa por aplicaciones fáciles e intuitivas de carácter gratuito, a softwares personalizados a precios considerables.

 

Lo que está claro es que, sea cual sea su tamaño, si una empresa hoy día quiere ser competitiva tiene que adaptarse a la realidad. Se considera como uno de los desafíos principales adaptarse a uno de los grupos consumidores más activos y exigentes, que además marcan la pauta de cómo serán los hábitos del mañana. Hablamos de los millennials, cuyo potencial reside en ser una generación “tecnologizada” y que, además, se ha incorporado al mercado laboral, por lo que tiene el poder adquisitivo.

 

Es el marketing el que ha estudiado sus hábitos, recogidos por medios especializados como eMarketer. El segmento se caracteriza por preferir las compras online, especialmente a través del móvil, ser muy activos en redes sociales y sensibles a otras fórmulas como el email marketing, además de proclives a endeudarse. Con ellos se están implantando, además, la cultura del 24/7.

 

Afrontar su empuje y saber tomarlo pasa por ser muy eficientes en la gestión empresarial. Y en eso hay softwares que pueden ayudar.

 

Softwares de gestión documental

 

ECM son las siglas de Enterprise Content Management, uno de los productos estrella de https://ser-solutions.es/. Hablamos, en concreto, de su paquete Doxis4 iECM, que “integra de forma modular captura, archivado electrónico, gestión de documentos, expedientes digitales, colaboración, así como gestión de tareas y procesos empresariales”, explican. Es tener una plataforma de gestión de contenido unificada y orientada los servicios.

 

El 80% de los datos de una empresa no está correctamente estructurado, aseguran desde Ser-Solutions, lo que va contra la eficiencia. Una plataforma como la explicada ofrece la posibilidad de acceder a la información de un modo más rápido y sencillo, lo que permite ahorrar hasta un 30% del tiempo (lo que tiene su extensión en los económico). Y es registra, gestiona, procesa, regula, almacena y emite de nuevo cualquier información dentro de una empresa.

 

En definitiva, se trata del uso de sistemas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) que usan sistemas de computación y software de gestión documental para facilitar el tratamiento de datos, como explica Ser-Solutions en https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html.

 

ERP y CRM

 

Son las siglas de Enterprise Resource Planning y Customer Relationship Management. Los primeros, sistemas de planificación de recursos empresariales, permiten manejar los procesos de producción, logística, distribución y contabilidad de forma modular en una empresa, aunque puede intervenir en el control de otras actividades. Hace, en definitiva, tareas de trastienda.

 

Se puede integrar u operar de forma conjunta, por ejemplo, un módulo basado en la relación con los clientes, el CRM, que está enfocada por completo a la satisfacción de estos, además de a las ventas y a las acciones de marketing.

 

El ERP mejora la toma de decisiones, permite hacer una planificación más precisa, facilita el control y la comunicación interna, y es capaz también de automatizar tareas. Puede adaptarse a cualquier empresa, permitiendo que esta se beneficie de menores costes y más competitividad.

 

Con un CRM se puede ofrecer un servicio al cliente más eficiente. Y es que permite la mejor identificación de perfiles, lo que será bueno para la segmentación, dirigir estrategias por grupos y propiciar el aumento de ventas o la fidelidad de los más activos.

 

Microsoft es una de las empresas que oferta este tipo de softwares.

 

Contabilidad al día

 

Hay empresas, por otra parte, que solo están interesadas en las opciones de contabilidad, sin necesitar otras soluciones ERP.

 

Los softwares contables son, asimismo, programas informáticos que sistematizan las tareas de contabilidad, lo que lleva aparejado su simplificación. En concreto, registra todas las transacciones, en los capítulos de compra y venta, inventarios, balances, producción de artículos o nóminas, etc., útil para su gestión.

 

Alegra es uno de los más utilizados para estas tareas. Se considera una herramienta muy eficiente para tener las tareas administrativas al día, permitiendo la facturación y gestión. Eso sí, no reemplaza la contabilidad formal, solo la facilita.

 

COI, CONTPAQi o Helisa se encuentran también entre las recurrentes. Este último presenta una amplia variedad de módulos, como contabilidad general, bancos, cuentas por cobrar o pagar, renta y complementarios y otros.

 

La monitorización, también importante

 

Tener presencia online, a través de una página web o de redes sociales no solo es útil para abrir nuevos canales de comunicación y venta con el cliente. También permite hacer radiografías exhaustivas de su comportamiento, y modificar acciones o estrategias como mejor se adapten al objetivo que deben cumplir.

 

Entre las más conocidas, Google Analytics, que registra todo lo que pasa en la web, blog o tienda online. Google Adwords sirve para conocer palabras claves que mejoren el posicionamiento, por su parte, aunque Facebook o Mailchimp también tienen hacen métricas muy completas, cada una en sus campos.

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